Het platform waar u en uw klant samenkomen

 

Op verzoek van een aantal administratiekantoren hebben wij een platform ontwikkeld om de samenwerking tussen administratiekantoor en klant te vereenvoudigen. Daarnaast was er de behoefte om de processen met betrekking tot de kasmutaties te vereenvoudigen. Hiervoor hebben wij de mogelijkheid ingebouwd om kasmutaties via telefoon, tablet of computer vast te leggen( eventueel met een kopie van de factuur/bon). De mutaties worden samengevoegd en na controle door het administratiekantoor automatisch ingelezen in de financiële administratie. Voordeel is dat het kasboek eenduidig wordt aangeleverd en niet meer overgetypt hoeft te worden.

Via de diverse devices is het ook mogelijk om correspondentie te uploaden. Naast het voordeel dat je meteen een mail krijgt van deze informatie en dus snel kunt reageren ligt het meteen vast in het dossier van de betreffende klant.

Voor de dossiervorming van het kantoor hebben wij gekozen voor een aantal standaard mappen welke vervolgens naar inzicht van het administratiekantoor ingericht kunnen worden. Per map kan besloten worden welke wel en welke niet zichtbaar zijn voor de betreffende klant. Stel dat je de contracten met bankier, verzekeringen, investeringen, uittreksel kamer van koophandel ed. hier vast legt en je geeft de klant toegang tot deze map, dan heeft hij overal waar hij internet heeft inzicht in deze gegevens.

Uiteraard zijn alle basisgegevens zoals adresgegevens, telefoon, mail etc. vastgelegd in dit systeem en overal beschikbaar.

Daarnaast kunnen de uren van alle medewerkers hierin verantwoord worden. Op basis hiervan kunnen de facturen worden samengesteld en digitaal of eventueel per post worden verzonden. Deze facturen worden vervolgens digitaal ingelezen in het boekhoudsysteem. Tevens geeft dit informatie over de productiviteit van het kantoor.

Voor de loonadministratie hebben wij de optie om personeelsgegevens vast te leggen en contracten, identiteitsbewijzen etc. op te slaan bij de betreffende personen. Ook hier geldt dus weer dat kantoor en klant dezelfde bestanden gebruiken. Maandelijks of per vier weken kunnen de uren en andere mutaties digitaal worden doorgegeven aan het administratiekantoor op basis van deze gegevens.

Ook de facturering van de klanten is niet altijd even goed geregeld. Vaak in excel of word met alle gevolgen van dien. Hiervoor hebben wij een module ingebouwd waarin de klant zijn facturen kan maken en ook deze worden daarna digitaal ingelezen in zijn financiële administratie.

Het inzetten van deze software zal naast het verkleinen van de foutkans bij het overtypen ook de nodige uren besparen omdat gegevens die aangeleverd worden niet nogmaals overgetypt hoeven te worden. De besparing die dit oplevert kan weer gebruikt worden om extra aandacht te geven aan de klant.

Altijd beschikbaar

Ondernemers weten hoe belangrijk het is om altijd op de hoogte te zijn van de laatste cijfers. Softrex is altijd en overal beschikbaar. Van een iPad tot een laptop, zonder installatie altijd toegang tot alle gegevens.

Cloud oplossing

Tegenwoordig gaat bijna alle opslag in de cloud. Waarom eigen servers onderhouden als het veel makkelijker kan? Softrex maakt gebruik van cloud software en neemt uw onderhoud uit handen.

Voor uw klanten

Onze software is niet alleen voor u geschikt, maar ook voor uw relaties. Uw relaties hebben te allen tijde inzicht in de administratie, kunnen snel inkoop-, kas- en verkooopboekingen invoeren en documenten naar u uploaden.

Meer weten?

Wij doen niets liever dan een de mogelijkheden van ons systeem via een demonstratie toelichten.
Mogen wij langskomen om u te overtuigen?
Of bel ons: VOLGT